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企業內審員,如何開好首次會議!
發布時間:2019-02-26

作為一名企業的內審員,開展工作將從首次會議開始,那么如何組織好首次會議將是十分關鍵的,這里跟大家一起分享下首次會議召開的案例,手把手教你怎么成功召開首次會議:

首次會議由審核組長主持。

1.簽到與人員介紹

大家早上好!

公司內部管理體系審核首次會議現在開始。

請到會的人員在簽到單上簽到。

這是公司2018年的第一次內部質量管理體系審核。現在我介紹一下審核小組成員及其分工。

注:如是外審,還需請受審核方總經理或授權人介紹公司主要管理人員。


2.確認本次審核的目的和范圍

審核目的:檢查質量管理體系是否正常運行,評價質量管理體系的有效性和符合性。

審核范圍:公司所有過程(部門)。


3.確認審核準則 

審核準則:GB/T19001標準,質量手冊、程序文件等質量管理體系文件,顧客特殊要求,適用的法規及其他要求。


4.確認審核計劃

現場審核計劃已經下發給各位,請問有無變動或其他問題?希望受審部門主要負責人在計劃的時間里在場等待。

注:如是外審,還需請受審核方質量管理體系負責人簡介企業管理體系建立與運行情況(掌握在10min內)。


5.審核方法和程序介紹

1)審核是一個抽樣調查的過程,有一定的風險和局限。審核員盡可能做多抽樣的代表性、公正性、客觀性、以減少風險。審核中不提供咨詢,但可對工作的改進與發展提出建議。


a、對質量方針、目標的審核將在部門內部或生產現場抽一部分人員咨詢;

b、在部門內抽部分人員詢問其職責;

c、根據要求及記錄重要性抽取記錄。

d、對各類標識按使用情況,在現場進行抽查。


2)審核方式:按過程進行審核。


3)審核員工作方法:采用提問、觀察、查閱記錄、現場確認等方法。


4)對審核中發現的不符合項將開列不符合報告,并要求受審核部門確認不符合事實和提出糾正措施計劃。


不符合的類型:

①嚴重不符合。出現下列情況之一,原則上可構成嚴重不符合項:


a)體系出現系統性失效。如某個要素或某個關鍵過程在多個部門重復出現失效現象。例如,在多個部門或多個活動現場均發現有不同版本的文件同時使用,這說明整個系統文件管理失控。


b)體系運行區域性失效(可能由多個輕微不符合組成)。如某一部門或場所的全面失效現象。例如某成品倉庫出現了賬、卡、物不符,標識不清,狀態不明,庫房漏雨,出庫交付手續混亂等全面失效現象。


c)可能產生嚴重的后果。如可能產生嚴重質量事故;可能導致不合格品裝運;可能導致產品或服務失效或預期的使用性能嚴重降低;可能嚴重降低對產品和過程的控制能力。


d)組織違反法律法規、顧客特殊要求或其他要求的行為較嚴重。


e)一般不符合項沒有按期糾正。


f)目標、績效指標未實現,且沒有通過評審采取必要的措施。


②輕微不符合。出現下列情況之一,原則上可構成輕微不符合項:


a)對滿足質量管理體系過程或體系文件的要求而言,是個別的、偶然的、孤立的、性質輕微的不符合。


b)對所審核范圍的體系而言,是個次要的問題。


5)本次審核是公司2018年進行的第一次全面的、系統的審核。目的在于發現問題,因而希望各部門主管及有關人員積極配合,客觀地回答審核中的問題,并正確對待不符合項(承認有疏忽的地方)。


6)強調審核的客限公正。審核員將以客觀、公正的事實為依據,反映公司管理體系存在的問題。


7)澄清疑問。在會上對有疑問的問題予以澄清。


6.說明審核將得出的結論

由于本次審核是例行審核,其目的在于檢查質量管理體系是否正常運行,因而將根據審核發現做出如下結論中的一種:


1)質量管理體系符合標準的要求,體系運行有效。


2)質量管理體系有效運行,但有一些地方不符合標準的要求,希望有關部門針對不符合項采取糾正措施。


3)質量管理體系基本不按標準運行,希望引起公司領導重視,確保公司的質量管理體系回歸到標準上來。


7.確定陪同人員

陪同人員職責:聯絡、向導、見證(記錄)。


8.落實末次會議時間、地點、參加人員

注:如是外審,還需說明下列事情:

1)請受審方有關人員說明哪些區域及交談人員為限制性的。

2)保密聲明(包括技術秘密和審核信息),遞交保證書。

3)現場審核路線及安全注意事項(安全帽)。

4)落實臨時辦公地點、復印、交通、工作餐安排。


9.審核組長致謝,首次會議結束,轉入現場審核。

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